Marnotrawstwo wydatków na SaaS

czym jest

Marnotrawstwo wydatków na SaaS to cykliczne koszty w środowisku SaaS organizacji, które nie przynoszą żadnej wartości: licencje, które nie są używane, subskrypcje narzędzi zastąpionych albo porzuconych, oraz nakładające się narzędzia pełniące tę samą funkcję w różnych zespołach.

To produkt uboczny rozrostu SaaS. Gdy wdrażanie aplikacji jest rozproszone i nieśledzone centralnie, wydatki narastają tak samo jak dostęp: dodawanie jest łatwe, usuwanie wymaga wysiłku, którego nikt nie priorytetyzuje, a pełny obraz nigdy nie jest widoczny w jednym miejscu.

Finansowy i bezpieczeństwowy wymiar tego problemu są nierozłączne. Nieużywana licencja to też konto, które może wciąż być aktywne, z danymi logowania należącymi do konkretnej osoby, połączone z danymi, na których organizacji zależy. Śledzenie wydatków prowadzi do znajdowania luk w dostępie i odwrotnie.

dlaczego narasta

Koszty SaaS narastają według konkretnych wzorców.

Subskrypcje domyślnie się odnawiają. Większość narzędzi SaaS odnawia się automatycznie, dopóki ktoś aktywnie ich nie anuluje. Jeśli osoba, która pierwotnie kupiła narzędzie, odeszła, zmieniła rolę albo po prostu przestała zwracać uwagę na odnowienie, subskrypcja trwa dalej. Koszt pojawia się na karcie działu albo w raporcie wydatków, gdzie może pozostać niesprawdzony.

Liczba licencji wyprzedza faktyczne użycie. Organizacje często kupują pakiety licencji na podstawie prognozowanego zatrudnienia albo oczekiwanego wdrożenia. Jeśli adopcja jest niższa niż zakładano albo rotacja zmniejsza liczbę faktycznych użytkowników, liczba wykupionych licencji zostaje wyższa niż liczba aktywnych użytkowników. Różnica jest opłacana i niewykorzystana.

Duplikaty narzędzi rosną z niezależnych zakupów. Marketing, sprzedaż, HR i operacje mają własne preferencje narzędziowe i własne budżety. To normalne, że dwa zespoły niezależnie wdrażają narzędzia pełniące tę samą funkcję, bo żaden nie wiedział, co ma drugi. Obie subskrypcje działają równolegle.

Narzędzia freemium przechodzą na płatny plan bez przeglądu. Narzędzia wdrożone na darmowym planie czasem automatycznie zamieniają się w plan płatny po przekroczeniu progu (przestrzeni dyskowej, liczby użytkowników, dostępu do funkcji). Ta zmiana może zostać niezauważona, dopóki nie wypłynie w przeglądzie uzgadniającym.

co to kosztuje

Bezpośrednie marnotrawstwo finansowe. Koszt licencji, które są opłacane, ale nieużywane. W środowiskach, gdzie wydatki na SaaS nie są śledzone centralnie, skumulowana kwota może być znacząca. Dokładna proporcja zależy od organizacji i tego, jak aktywnie zarządzano zakupami, ale w każdym środowisku, gdzie zakupy były rozproszone między zespoły, luka między wykupionymi a używanymi licencjami zwykle występuje.

Koszt dla postawy bezpieczeństwa. Nieużywane licencje zwykle odpowiadają kontom, które są utworzone, ale nieaktywnie używane. Te konta mogą wciąż mieć ważne dane logowania. Są rzadko przeglądane. Reprezentują dostęp, który nigdy nie był potrzebny albo został porzucony zamiast prawidłowo zamknięty w offboardingu. Konta, których nikt nie używa, to konta, których nikt nie pilnuje.

Złożoność relacji z dostawcami. Wielu dostawców pełniących podobne albo nakładające się funkcje oznacza wiele umów, wiele DPA, wiele cykli odnowienia do śledzenia i wiele ocen bezpieczeństwa dostawców do utrzymania. Narzut administracyjny rośnie z każdym zbędnym narzędziem.

Rozproszenie danych. Ta sama kategoria danych, rekordy klientów, informacje o pracownikach, dokumenty wewnętrzne, przechowywana w narzędziach różnych dostawców, z różnymi standardami bezpieczeństwa i różnymi warunkami rezydencji danych. Konsolidacja zmniejsza tę powierzchnię.

co działa

Obraz najpierw składa się od strony pieniędzy: opłaty SaaS wyciągnięte z kart działów, centralnych systemów zakupowych i raportów wydatków, zebrane w jedną listę z dostawcą, kosztem, datą odnowienia i osobą albo zespołem odpowiedzialnym. Zapisy wydatków wyłapują narzędzia, których żaden katalog nigdy nie widzi, i dlatego dane finansowe są naturalnym punktem startu spisu nawet w przeglądzie motywowanym bezpieczeństwem.

Marnotrawstwo ujawnia się w luce między kupionym a używanym. Konsola administracyjna każdej aplikacji pokazuje faktycznie aktywnych użytkowników i, tam gdzie platforma to udostępnia, dane o użyciu; porównanie liczby licencji z logowaniami w ciągu ostatnich 30 do 90 dni nadaje różnicy konkretną liczbę. To samo porównanie służy przeglądowi bezpieczeństwa bez dodatkowej pracy, bo opłacona licencja bez niedawnego logowania jest jednocześnie kandydatem do odzyskania i kontem, którego nikt nie pilnuje.

Mapowanie funkcjonalne wyłapuje drugą kategorię marnotrawstwa. Tam, gdzie dwa narzędzia pełnią tę samą główną funkcję dla różnych zespołów, warto ustalić, czy ktoś świadomie wybrał to nakładanie się. Kalendarz odnowień wykonuje potem większość roboty: rozmowy o dopasowaniu rozmiaru lądują przy odnowieniu, kiedy dostawca i tak spodziewa się negocjacji i nie wymusza się żadnej migracji, a subskrypcje bez aktywnego użycia w ostatnim kwartale trafiają do anulowania.

Strukturalną naprawą jest nazwany właściciel każdej subskrypcji, odpowiedzialny przy każdym odnowieniu za potwierdzenie, że narzędzie jest wciąż potrzebne i że liczba licencji wciąż pasuje. Automatyczne odnowienie to domyślne ustawienie, które tworzy marnotrawstwo, a nazwany właściciel w momencie odnowienia to najmniejsza zmiana procesu, która to odwraca. Wszystko inne w przeglądzie wydatków to sprzątanie; reguła własności zapobiega kolejnemu.